OA辦公系統(tǒng)需求規(guī)劃與實(shí)施推廣是用戶的必修課，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)信息化不等同于簡單的產(chǎn)品購買和使用，需要結(jié)合單位的實(shí)際管理并經(jīng)過實(shí)施服務(wù)才能落地。用戶單位OA負(fù)責(zé)人需要具備一定的信息化經(jīng)驗(yàn)，需要在了解OA開發(fā)作用的前提下，合理規(guī)劃需求并選擇適合自身需要的OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品和廠商，需要組織協(xié)調(diào)好內(nèi)部OA系統(tǒng)的實(shí)施推廣，并協(xié)調(diào)好OA辦公系統(tǒng)開發(fā)公司保障后續(xù)技術(shù)支持服務(wù)，整體上OA辦公系統(tǒng)用戶單位需要做好以下系列工作：

      1、結(jié)合自身的情況，熟悉OA辦公系統(tǒng)開發(fā)的作用和應(yīng)用范圍；

      2、梳理內(nèi)部的需求和流程，確定OA辦公系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施的目標(biāo)和范圍；

      3、選擇符合自身要求的OA辦公系統(tǒng)開發(fā)產(chǎn)品和OA廠商；

      4、配合OA辦公系統(tǒng)開發(fā)公司進(jìn)行開發(fā)實(shí)施；

      5、組織并協(xié)調(diào)好各部門人員，做到有計(jì)劃、有步驟的培訓(xùn)和推廣。

      從以上可以看出，用戶OA辦公系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施效果的好壞自身經(jīng)驗(yàn)是關(guān)鍵，其中OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求規(guī)劃是首當(dāng)其沖的，一些用戶單位在需求規(guī)劃中容易出現(xiàn)以下三個(gè)方面的問題：

      一、OA開發(fā)需求功能很簡單

      問題原因：自身缺乏OA辦公系統(tǒng)信息化經(jīng)驗(yàn)，不是很了解OA辦公系統(tǒng)開發(fā)的作用

一些中小企業(yè)用戶對(duì)OA辦公系統(tǒng)不是很了解，OA辦公系統(tǒng)開發(fā)功能和需求規(guī)劃的時(shí)候往往過于簡單，如：只使用oa發(fā)布信息和通知公告、溝通，文件資料的存儲(chǔ)，單位很少使用PC電腦卻沒有考慮移動(dòng)辦公需求等，這樣最終必然導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)開發(fā)效果不好，讓OA辦公系統(tǒng)變得可有可無。

      一個(gè)單位的內(nèi)部管理涉及眾多的人員和事務(wù)，作為解決內(nèi)部管理的oa辦公系統(tǒng)開發(fā)有其作用的范圍，典型的包括溝通、審批、協(xié)作、文檔資料、人事、行政、考勤、客戶、銷售、采購、公文收發(fā)、業(yè)務(wù)集成，以及移動(dòng)辦公方面的應(yīng)用等等，過于簡單的需求會(huì)導(dǎo)致使用OA的價(jià)值和發(fā)揮的作用不大。

      二、OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求過于復(fù)雜或?qū)挿?/p>

      問題原因：貪大求全，需求沒有邊界和重點(diǎn)，實(shí)際上沒有任何一個(gè)OA辦公系統(tǒng)能解決企業(yè)的所有管理上的問題，功能需求太多，OA辦公系統(tǒng)實(shí)施的周期長、風(fēng)險(xiǎn)大，造成了企業(yè)自身成本和資源的浪費(fèi)，單位OA辦公系統(tǒng)的具體使用者很難在短時(shí)間內(nèi)熟悉和掌握，給OA辦公系統(tǒng)實(shí)施帶來了諸多的困難。

      對(duì)OA辦公系統(tǒng)需求可以整體規(guī)劃但可以分步實(shí)施，在實(shí)際應(yīng)用中進(jìn)行合理的取舍，對(duì)于不清晰的需求可以暫緩實(shí)施，對(duì)于復(fù)雜多變的需求，可以選擇擴(kuò)展性和二次開發(fā)能力強(qiáng)的平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)開發(fā)產(chǎn)品，以保障OA開發(fā)后續(xù)的不斷深入應(yīng)用，需要避免以下問題：

      (1) 將其他需求過多融入OA辦公系統(tǒng)中，如：ERP的需求、企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等；

      (2) 盡量避免不必要的、大量的定制開發(fā)，尤其是市面上已經(jīng)有類似產(chǎn)品的業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求開發(fā)；

      (3) 系統(tǒng)的集成開發(fā)必須是條件允許、技術(shù)上可行的；

      對(duì)于前期需求不是很清晰，或需求變化和調(diào)整大的，平臺(tái)型OA是有著個(gè)性化需求用戶單位的不二選擇。

      三、OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求沒有結(jié)合自身特點(diǎn)

      問題原因：OA辦公系統(tǒng)負(fù)責(zé)人不了解自身單位的情況，無法做到和實(shí)際需要相結(jié)合

      不同行業(yè)和單位的管理模式千差萬別，融入自身管理特點(diǎn)和優(yōu)勢是必須的，任何通用的OA辦公系統(tǒng)功能或者適合別人的功能但并不一定適合自身。好的OA辦公系統(tǒng)功能應(yīng)該是緊密圍繞企業(yè)管理上的特點(diǎn)和優(yōu)勢，這樣的OA系統(tǒng)通常表現(xiàn)出“通用性”和“個(gè)性化”兩大特點(diǎn)，在通用化的基礎(chǔ)上融入個(gè)性化需求，讓OA開發(fā)的實(shí)用性更高。

      目前市面上有眾多的OA辦公系統(tǒng)開發(fā)產(chǎn)品，有付費(fèi)的也免費(fèi)的，用戶好像可選擇的產(chǎn)品非常多，功能上也給人感覺都“差不多”，但很多產(chǎn)品只適合要求不高的簡單使用，很多OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品缺乏平臺(tái)化的技術(shù)架構(gòu)和個(gè)性化的服務(wù)能力，有的雖然可以提供項(xiàng)目模式的定制開發(fā)服務(wù)，但高昂的服務(wù)代價(jià)是大多數(shù)中小企業(yè)所無法承受的。平臺(tái)型OA辦公系統(tǒng)具有良好的技術(shù)架構(gòu)，良好的擴(kuò)展性、集成性和二次開發(fā)能力，大大降低了OA辦公系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的技術(shù)難度，是有著個(gè)性化需求用戶單位的不二選擇。

      OA辦公系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施不是一個(gè)單純的產(chǎn)品購買和技術(shù)服務(wù)的問題，OA辦公系統(tǒng)開發(fā)的實(shí)施推廣不僅僅是對(duì)廠商的要求，更需要的是用戶單位具備一定的組織實(shí)施能力，需要用戶單位有一定的信息化經(jīng)驗(yàn)，OA辦公系統(tǒng)開發(fā)需求的規(guī)劃和管理能力，需要單位的制度配合落地和后續(xù)的執(zhí)行力保障。